ダメダメなチームを引き継ぐことになった ～マドレーヌに聞いてみよう

もし、あなたがリーダーとして引き継いだチームが最悪の状態にあったら・・・？そんな悪夢に直面した人の悩みにマドレーヌが答えます。

ブランチャード社の「マドレーヌに聞いてみよう！」シリーズの和訳です。原文はこちら

マドレーヌ様

私は全国で事業を展開する住宅ローン会社に勤めていますが、最近、あるチームのリーダーになりました。そのチームは、これまで37年もの間、一人のリーダーの下にありました。チームのメンバーは全員、私よりも業務経験が豊富です。そして、前任のリーダーは、辞めるずっと前から、明らかにチームを放置していたため、メンバーの誰もが完全にやる気をなくしています。

業務プロセスの多くは、何の役にも立たなそうなものであり、時代遅れで手間のかかるものです。なぜそのようなやり方をしているのかと尋ねると、メンバーの答えはいつも 「以前からそうしてきたから」です。時間と労力のかかる仕事の中には、担当者にさえ、なぜこれを行うのか、誰のために行うのか、はっきりしないものもあります。

私が何か質問をするたびに、メンバーたちは神経質になってしまうようです。どうしてこんなことになってしまったのか当惑しています。他の部署で働いていたときは、物事はきちんと運営され、更新され、常に効率性を追求するよう求められていました。今の上司は何も説明してくれないし、アドバイスもしてくれません。

私の中で、チームのこのような状態へのイライラは頂点に達しています。皆が忘れられた土地に迷い込んでしまったような感じなのです。チームは大改革が必要です。チームの人員数は半分で足りると確信しています。誰も怖がらせたくはないのですが、チームリーダーとして、この状態をこのままにしておくわけにはいきません。

このダメダメなチームをどうやって立て直したらよいか、何かアドバイスはありますか？

「チームを立て直したい」より

「チームを立て直したい」様

あなたのフラストレーションと当惑はわかります。このように、スリム化を免れたり、テクノロジーによる効率化をやらずに済んでいたりする部署が社内に残ってしまっているのはよくあることです。あなたは知る由もないかもしれませんが、あなたの前任者はほとんど監督されることもなく、独力で物事を対処していたのでしょう。おそらく、残されたメンバーたちは、惰性でこなせる仕事を手にして喜んでいるか、完全に燃え尽きているか、あるいは退屈でくたびれ、どうでもよくなっているかのいずれかなのでしょう。

あなたの前には、チームをイチから作り直す絶好の機会があるのだと思います。ブランチャード社では、チーム・リーダーシップを、「成果を高め、維持できるようチームを助けることに注力する影響プロセス」と定義しています。そして、チームは、「共通の目的を達成するために互いに支え合いながら作業に取組み、説明責任を共有する2人以上の人々」だと定義しています。メンバーたちが実際にそのように行動するまでは、その集団を「チーム」とは呼ばないことにしましょう。

やることが「多すぎる・早すぎる・速すぎる」という致命的な組み合わせになると、つまずいてしまうものです。レースにおける勝利の方程式は「ゆっくりと・着実に」です。そもそも、あなたの上司はチームのことをかまっていないようですから、急ぐ必要もないでしょう。

まず、チームに対するあなたのビジョンをチームと共有することから始めてはどうでしょうか。たとえば、「私たちのチームは、x、y、zを提供することで組織に付加価値を与える、エネルギッシュでクリエイティブな集団でありたい」という風に個人的なメッセージを打ち出すのです。現状にいくつかの変更を加える計画をチームに示すこともできますが、変更にあたっては、あらゆる視点で配慮し、誰も圧倒されたり取り残されたと感じたりしないように、各ステップを慎重に計画するつもりであることを約束するとよいでしょう。

次に、いくつかのハイレベルの目標を説明しましょう。
第一の目標は、求められている重要な成果物の一つひとつについて、組織の誰がそれを望んでいるのか／必要としているのか、そしてそれはなぜなのか、について深く理解することであるべきです。そのことがわかれば、それを実現するための方法を模索し発案していくことができます。

次の目標は、チームの各メンバーを理解することにすべきです。彼らが何をしているのか、何が得意なのか、何をするのが好きなのか、今後どのように貢献するつもりなのかなど、詳細な情報を得るのです。そうすれば、たとえば、ソフトウェアに関する調査や、物事を達成するための方法の刷新など、各人のスキルや関心に合わせて、具体的な業務を割り当てることができるでしょう。

計画の第一稿を作成し、チーム全員から意見を聞き、微調整を加え、洗練させましょう。計画ができあがったら、チームチャーター（チーム憲章）を作成することを考えてください。

チームチャーターとは、チームの皆で作成し、以下をまとめた文書です：

• 組織のビジョン
• 組織の価値観
• 組織の目的：組織は何をするのか？誰のためにそれをするのか？なぜそれをするのか？
• チームの目的：私たちは何をするのか？誰のためにやるのか？なぜそれをするのか？
• チームの目標： チームの目的を達成するために、チーム全体で責任を負う、測定可能な成果とは何か？
• チームの役割： チーム目標を達成するための、各チームメンバーの責任領域は何か？
• 行動規範： チームが従うべきと合意した、チームとして期待される行動と実務慣行（戦略および実行プロセス）は何か？基本原則は何か？　コミュニケーション、意思決定、問題解決、アカウンタビリティ（説明責任）など

これらに取り組むにつれ、チームメンバーは、会社に具体的に貢献する機会に発奮するか、しないかのどちらかになるでしょう。チームに求められる仕事に対して人員が相当数過剰なのであれば、このプロセスを経ることで、いなくてもやっていける人材を恐らく簡単に特定できるはずです。

前進することに集中し、過去に対する恨みつらみを捨て去りましょう。過去に行われたことや誰かを批判しないように努めましょう。このような実態をもたらした張本人（前任者）はチームにいないのですから、あなたがその人を責めているように見られるのは得策ではありません。あなたは、一緒に未来を作る気がある人たちの後ろ盾になっていることを伝えましょう。ロードマップを作成し、マイルストーンに向かって一歩一歩慎重に進んでください。間違いなく、困難に直面することになるでしょうが、チームとして行動し、納得のいく形を作ることができるはずです。

冒険にはなるでしょうけれども、あなたには、その準備はできているようですね！

マドレーヌより

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